یک تمرین کاربردی برای مدیریت زمان

0
257
چگونه مدیریت زمان داشته باشیم؟

چگونه با مدیریت زمان به حداکثر کارایی برسیم؟

هنگامی که آیزنهاور ماتریس معروف خود (time-management) را در سال 1956 مطرح کرد، یکی از بهترین تکنیک های مدیریت انرژی و زمان در دنیا پایه ریزی شد که بعدها محققان زیادی مانند برایان تریسی آنها توسعه بخشیدند.

آیزنهاور مدیریت زمان را اینگونه مطرح کرد که ” من دو نوع مشکل دارم. فوری و مهم. فوری ها مهم نیستند و مهم ها هیچوقت فوری نیستند”. پس از آن ماتریسی شکل گرفت که از طریق آن میتوان حجم کارهای روزانه را اولویت سنجی کرد و به موفقیت دست یافت. او به این نتیجه رسید که تمام کارهایی که در زندگی خود انجام میدهیم، به چهار دسته تقسیم میشوند اما اشتباهی که انسانها در روند زندگی خود انجام میدهند، تشخیص اشتباه کارهای مهم و غیر مهم است. یعنی بجای اینکه کارها را اولویت بندی کنیم و کارهای مهم و غیر مهم را دسته بندی کنیم، به فعالیت هایی می پردازیم که بیشترین انرژی را از ما میگیرند.

ماتریس آیزنهاور

انواع کارها از نظر اولویت بندی:

1- مهم و فوری

2- مهم و غیر فوری

3- غیر مهم و فوری

4- غیر مهم و غیر فوری

برای استفاده از این اصل ابتدا باید فعالیت و کارهای روزانه را لیست کنیم. سپس فعالیت هایی را شناسایی کنیم که غیر فوری هستند اما ما به اشتباه در دسته بندی کارهای فوری قرار می دهیم.

دسته اول کارهای مهم و فوری

فعالیت های مهم شامل کارهایی میشوند که منجر به دستیابی به اهدافمان میشود و نیاز به توجه فوری دارند. عکس العمل سریع در این موارد بسیار تعیین کننده می باشد. مثلا رسیدگی به نیازهای کودک مانند غذا و درمان بیماری و کارهایی از این قبیل که انجام ندادن آن باعث بحران میشود. کارهای مهم و فوری مستقیما در موفقیت و یا شکست های ما اثر گذارند.

 

مدیریت زمان

دسته دوم کارهای مهم و غیر فوری

این دسته کارها مهم هستند اما باید توجه داشت که میتوان در یک فرصت مناسب انجام داد. فرض کنید چراغ هشدار خودروی شما روشن شده است و به شما آلارم میدهد که اگر پس از مدتی به تعمیر قطعه مورد نظر نپردازید، خودرو دچار اشکالات جدی میشود. شاید بتوان هفته ها این هشدار را نادیده گرفت اما در دسته بندی کارهای مهم قرار می گیرد اما از آنجایی که  غیر فوری است، می توان برای انجام آن برنامه ریزی کرد تا در زمان مشخص صورت پذیرد.

دسته سوم کارهای غیر مهم و فوری

 این دسته از کارها را میتوانید به فردی قابل اعتماد واگذار کنید. افراد موفق در این زمینه مهارت بالایی دارند با تفیض اختیارات و مشخص نمودن فعالیت ها، زمان بیشتری را به کارهای مهم می پردازند. شاید تماشای پخش زنده مسابقه ورزشی جزء این دسته از کارها باشد.

دسته چهارم کارهای غیر مهم و غیر فوری

این دسته از کارها نه مهم هستند و نه فوری که منجر به اتلاف وقت میشوند.

نتیجه گیری:

طبق ماتریس آیزنهاور کارها به دو دسته تقسیم میشوند. دسته اول آنهایی که باید رویشان تمرکز کنید و دسته دوم کارهایی که باید از آنها دوری کنید. اغلب افراد این دو را در یک دسته بندی قرار می دهند و در اولویت سنجی کارها دچار اشتباه میشوند.

میتوانید قبل از انجام هر کاری، آنرا بررسی کنید از خود بپرسید آیا ارزش انجام دادن دارد؟ اگر جواب مثبت بود ببینید در کدام دسته باید قرار گیرد. سپس به 4 دسته بندی بالا رجوع کنید و برنامه ریزی های لازم را انجام دهید.

نظر بدهید

Please enter your comment!
Please enter your name here

20 + چهارده =